オフ会開催を考えているかたたちへ [2008年05月26日(月)]
記事更新もせずにオフ会ばかり開催しているお詫びとして、オフ会を開きたいのだけど、どうすればいいのかわからないというかたのためにマニュアルのようなものを書いてみたいと思います。
まずオフ会は、参加者募集形態の違いにより、大きくクローズスタイルとオープンスタイルに二分されます。
クローズスタイルのオフ会とは、参加者募集をブログ記事での告知によるのではなく、メールなどによって個別に行うスタイルです。わたしのオフ会では、先月開催した静岡サクラエビオフ会などがこれに該当します。サクラエビオフ会は最乗寺オフ会の参加者を中心に静岡まで日帰りできる地域にお住まいのかたがたに個別に連絡し、参加者を募りました。
一方、オープンスタイルのオフ会とは、ブログ記事に参加者募集の告知をし、ひろく参加をよびかけるものです。今回のぽじてぃぶさんとのむかい、京都オフ会などわたしの主催するオフ会のほとんどはこれに当たります。
以下では、オープンスタイルのオフ会を中心にその開催方法を記したいと思います。
オープンスタイルのオフ会では、まず記事による告知をしなければなりません。告知はオフ会開催日の三週間から四週間前にするのがいいでしょう。
告知に最低限書かなければならないのは、オフ会の日時と場所です。ただし、場所はあまり詳しく書かないほうがいいと思います。ブログ記事による告知の場合、だれが見ているか、わかりません。場所と日時が特定されるかたちで告知をすると、第三者に盗撮されるおそれがないとはいえません。ひとがあまり集まらない場所を集合場所にしているときはそのリスクも若干軽減されます（なぜなら不自然な動きをする第三者はオフ会参加者に認識される可能性が高いため）。しかし、多くのひとが集まる場所では、第三者による盗撮などを見つけることはほぼ不可能です。オフ会参加者の安全をはかるためにも集合場所が特定できる告知は避けたほうがいいと考えます。
また、同じような意味（参加者を特定させないため）で参加申し込みもできる限りブログペットやメールを通して行ったほうがいいでしょう。
オフ会の参加申込はおそくとも開催日の一週間前には締め切りましょう。参加人数によっては、あらかじめお店を予約しなければならないので、一週間前には人数を確定させておいたほうがいいためです。
オフ会の参加締め切り後すみやかに、参加者に詳細な集合場所と参加者一覧を記した《オフ会実施要項》をメールします。これには、当該オフ会に手土産やプレゼントを持参すべきか否かも書いておいたほうがいいです。なお参加者の負担を考えると、原則的には手土産無用にしたほうがいいと思います。
またこのメールには、緊急時に備え、主催者の携帯電話の番号とアドレスを記しておきます。その際、参加者にたいしてもアドレスないし番号を教えてほしい旨、書いておいたほうがいいです。
オフ会当日、主催者として積極的に参加者のみんなと話すことを心掛けましょう。
オフ会では、参加者自らがオープンになさることは別にして、個人情報について根掘り葉掘り聞かないようにしましょう。お互いのことは、ブログネームで呼び合えばいいと思います。
わたしはこれまでオフ会で三十数名のかたとお会いしました。しかし、そのうちお互いの本名を知っているひとはごくわずかです。
そのほかオフ会実施についてわからないことがありましたら、どうぞ遠慮なさらずにお尋ねください
。
それでは、楽しいオフ会を
わたしは明日のオフ会を楽しんでまいります。
まずオフ会は、参加者募集形態の違いにより、大きくクローズスタイルとオープンスタイルに二分されます。
クローズスタイルのオフ会とは、参加者募集をブログ記事での告知によるのではなく、メールなどによって個別に行うスタイルです。わたしのオフ会では、先月開催した静岡サクラエビオフ会などがこれに該当します。サクラエビオフ会は最乗寺オフ会の参加者を中心に静岡まで日帰りできる地域にお住まいのかたがたに個別に連絡し、参加者を募りました。
一方、オープンスタイルのオフ会とは、ブログ記事に参加者募集の告知をし、ひろく参加をよびかけるものです。今回のぽじてぃぶさんとのむかい、京都オフ会などわたしの主催するオフ会のほとんどはこれに当たります。
以下では、オープンスタイルのオフ会を中心にその開催方法を記したいと思います。
オープンスタイルのオフ会では、まず記事による告知をしなければなりません。告知はオフ会開催日の三週間から四週間前にするのがいいでしょう。
告知に最低限書かなければならないのは、オフ会の日時と場所です。ただし、場所はあまり詳しく書かないほうがいいと思います。ブログ記事による告知の場合、だれが見ているか、わかりません。場所と日時が特定されるかたちで告知をすると、第三者に盗撮されるおそれがないとはいえません。ひとがあまり集まらない場所を集合場所にしているときはそのリスクも若干軽減されます（なぜなら不自然な動きをする第三者はオフ会参加者に認識される可能性が高いため）。しかし、多くのひとが集まる場所では、第三者による盗撮などを見つけることはほぼ不可能です。オフ会参加者の安全をはかるためにも集合場所が特定できる告知は避けたほうがいいと考えます。
また、同じような意味（参加者を特定させないため）で参加申し込みもできる限りブログペットやメールを通して行ったほうがいいでしょう。
オフ会の参加申込はおそくとも開催日の一週間前には締め切りましょう。参加人数によっては、あらかじめお店を予約しなければならないので、一週間前には人数を確定させておいたほうがいいためです。
オフ会の参加締め切り後すみやかに、参加者に詳細な集合場所と参加者一覧を記した《オフ会実施要項》をメールします。これには、当該オフ会に手土産やプレゼントを持参すべきか否かも書いておいたほうがいいです。なお参加者の負担を考えると、原則的には手土産無用にしたほうがいいと思います。
またこのメールには、緊急時に備え、主催者の携帯電話の番号とアドレスを記しておきます。その際、参加者にたいしてもアドレスないし番号を教えてほしい旨、書いておいたほうがいいです。
オフ会当日、主催者として積極的に参加者のみんなと話すことを心掛けましょう。
オフ会では、参加者自らがオープンになさることは別にして、個人情報について根掘り葉掘り聞かないようにしましょう。お互いのことは、ブログネームで呼び合えばいいと思います。
わたしはこれまでオフ会で三十数名のかたとお会いしました。しかし、そのうちお互いの本名を知っているひとはごくわずかです。
そのほかオフ会実施についてわからないことがありましたら、どうぞ遠慮なさらずにお尋ねください
。それでは、楽しいオフ会を
わたしは明日のオフ会を楽しんでまいります。